Vị trí và chức năng

Là cơ quan chuyên môn nghiệp vụ, tham mưu, giúp việc của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Đảng ủy Tập đoàn ( gọi tắt là Đảng ủy Tập đoàn) và Hội đồng Quản trị, Tổng giám đốc Tập đoàn ( gọi tắt là Lãnh đạo Tập đoàn) trong việc tổ chức, điều hành công tác chỉ đạo triển khai thực hiện nhiệm vụ chính trị, tổ chức thực hiện việc điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo; tổng hợp  tình hình và thông tin để phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo; đề xuất công tác đối nội, đối ngoại của Đảng ủy và Lãnh đạo Tập đoàn; tham mưu về quản lý hành chính - quản trị, thư ký - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, công nghệ thông tin, đội xe và bảo vệ  và bảo đảm cơ sở vật chất cho các hoạt động của Tập đoàn.

Nhiệm vụ

1. Tham mưu, giúp việc Đảng ủy Tập đoàn

1.1. Tham mưu, đề xuất cho Ban chấp hành, Ban Thường vụ Đảng ủy xây dựng, tổ chức triển khai thực hiện và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc, nghị quyết, kế hoạch, chương trình công tác toàn khóa, hàng năm, quý, tháng và đột xuất của Đảng ủy Tập đoàn;

1.2. Giúp Ban Thường vụ, thường trực Đảng ủy nắm tình hình thực hiện nhiệm vụ chính trị và công tác xây dựng Đảng của Tập đoàn; kịp thời tổng hợp, nghiên cứu, đề xuất giải quyết những khó khăn vướng mắc trong thực hiện nhiệm vụ chính trị của các đơn vị trực thuộc; giúp Thường trực Đảng ủy xử lý công việc hàng ngày của Đảng ủy Tập đoàn, đầu mối điều phối các hoạt động của cơ quan, bộ phận giúp việc công tác Đảng của Tập đoàn.

1.3. Chủ trì phối hợp với các Ban liên quan tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu Đảng bộ Tập đoàn, chuẩn bị nội dung văn kiện Đại hội. Phục vụ và ghi biên bản, thông báo kết quả, kết luận chỉ đạo tại các hội nghị, cuộc họp do Ban chấp hành, Ban thường vụ, Thường trực Đảng ủy chỉ đạo và tổ chức.

1.4. Tham mưu, đề xuất và tổ chức thực hiện nhiệm vụ về đối nội và đối ngoại của Đảng ủy Tập đoàn; tham mưu tổ chức việc ký kết quy chế phối hợp, sơ kết, tổng kết và theo dõi việc thực hiện quy chế phối hợp với các tỉnh ủy, thành ủy, cấp ủy đơn vị theo ý kiến chỉ đạo của Đảng ủy Tập đoàn.

1.5. Phối hợp hướng dẫn, trao đổi nghiệp vụ công tác Văn phòng cấp ủy đối với cấp ủy trực thuộc;

1.6. Phối hợp với các Ban liên quan để tham mưu, đề xuất với Ban chấp hành, Ban thường vụ chỉ đạo và tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện Nghị quyết, Chỉ thị, kết luận, chương trình công tác,… theo chỉ đạo của các cơ quan Trung ương, đảng ủy Khối DN Trung ương và Đảng ủy Tập đoàn;

1.7. Thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, phát hành, lưu trữ và quản lý tài liệu, con dấu của Đảng ủy Tập đoàn theo quy định của Trung ương; phối hợp với các Ban liên quan kiểm tra, thẩm định văn bản trước khi Ban chấp hành, Ban Thường vụ và Thường trực Đảng ủy ban hành;

1.8. Quản lý, khai thác hệ thống thông tin nội bộ của Đảng ủy Tập đoàn theo quy định của đảng ủy Khối; quản lý hành chính và phương tiện hoạt động của các Ban liên quan thực hiện công tác của Đảng ủy Tập đoàn.

1.9. Phối hợp cùng các Ban liên quan, tham mưu cho Ban chấp hành, Ban Thường vụ theo dõi, nhận xét, đánh giá về hoạt động của Đảng bộ, chi bộ cơ sở.

1.10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trực Đảng ủy Tập đoàn phân công.

2. Tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Tập đoàn

2.1. Công tác Hành chính- Tổng hợp:

- Thực hiện nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, điều phối hoạt động của Công ty Mẹ- Tập đoàn.

+ Thư ký giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc Tập đoàn trong công tác tổng hợp báo cáo văn thư lưu trữ và nhiệm vụ khác,…

+ Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu, con dấu của Tập đoàn theo quy định của Nhà nước.

+ Tổng hợp và lập báo cáo định kỳ, đột xuất về kết quả thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch của Tập đoàn, giúp Tổng Giám đốc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo Bộ, Ngành và Chính phủ.

+ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ban Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị.

+ Thông báo kết quả các buổi làm việc của Lãnh đạo Tập đoàn với Lãnh đạo các Ngành, Trung ương và địa phương. Thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận của Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc Tập đoàn đến các Ban nghiệp vụ, các đơn vị thành viên.

- Xây dựng chương trình công tác hàng tuần của Lãnh đạo Tập đoàn; theo dõi và đôn đốc thực hiện các nội dung, chương trình công tác đã đề ra.

- Xây dựng kế hoạch cải cách hành chính; hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra và tổ chức thực hiện. Kiểm tra thể thức và trình tự thủ tục trong việc ban hành các văn bản Tập đoàn.

- Hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư- lưu trữ tại các đơn vị thành viên theo quy định.

+ Xây dựng, điều phối hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.

+ Xây dựng và quản lý các hoạt động công nghệ thông tin trong toàn Tập đoàn.

+ Quan hệ với các cơ quan hữu quan và các tổ chức trong nước để thực hiện các nhiệm vụ của Lãnh đạo Tập đoàn giao.

+ Tổ chức và phối hợp tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, hội thi, các sự kiện và tập huấn của Tập đoàn, các Ban chuyên môn, các đơn vị theo quy định.

2.2. Công tác Quản trị

- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, vật tư thiết bị, phương tiện ô tô của cơ quan đúng chế độ và theo quy định của pháp luật.

- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện và điều kiện làm việc của Cơ quan Tập đoàn.

+ Tổng hợp nhu cầu và đề xuất mua sắm vật tư, trang thiết bị, phương tiện, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm của công ty Mẹ Tập đoàn.

+ Thực hiện mua sắm, quản lý, cấp phát các trang thiết bị, phương tiện công cụ dụng cụ, phiếu xăng, văn phòng phẩm,… đã được Lãnh đạo Tập đoàn phê duyệt.

+ Phối hợp với các Ban, đơn vị có liên quan tổ chức kiểm kê tài sản, trang thiết bị; báo cáo kiểm kê tài sản hàng năm tại Công ty Mẹ Tập đoàn.

- Quản lý giấy tờ đất đai của Tập đoàn, các sơ đồ mặt bằng đất đai, sơ đồ thiết kế và tình trạng về các công trình, trụ sở làm việc, văn phòng đại diện theo quy định. Chủ trì hoặc phối hợp với các Ban, đơn vị liên quan làm việc với đơn vị quản lý kinh doanh nhà của thành phố, địa phương và cơ quan thuế về các vấn đề liên quan đến đất đai của Tập đoàn trên địa bàn.

- Giám sát và thực hiện công tác bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa các hệ thống hạ tầng, trang thiết bị, máy móc tại các trụ sở của Tập đoàn.

- Bảo đảm phương tiện, điều kiện vật chất và công tác lễ tân được thực hiện theo quy định trong các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Tập đoàn, văn phòng với các cơ quan, tổ chức trong nước và ngoài nước tại Trụ sở của Tập đoàn. Thực hiện công tác đón, tiếp và bảo đảm ăn, nghỉ của khách trong và ngoài nước đến làm việc với Tập đoàn theo chỉ đạo của Lãnh đạo Tập đoàn.

- Chủ trì phối hợp với các Ban, đơn vị có liên quan bảo đảm điều kiện vật chất, hậu cần phục vụ các hoạt động nghỉ lễ, kỷ niệm ngày truyền thống Ngành; các ngày kỷ niệm sinh nhật của Lãnh đạo Tập đoàn, của cán bộ nhân viên và người lao động Tập đoàn theo quy định; phối hợp với Ban liên lạc hưu trí Tập đoàn tổ chức phúng viếng, điện chia buồn, thông báo tin buồn của các đối tượng theo quy định của Tập đoàn.

- Điều động xe hợp lý phục vụ công tác cho Lãnh đạo Tập đoàn, phục vụ cho các chuyến công tác cho các đối tượng theo quy định của Tập đoàn.

- Bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa và duy tu xe đúng quy định và quy trình kỹ thuật đảm bảo an toàn giao thông tối đa. Đề xuất thanh lý và mua xe mới phục vụ cho hoạt động của cơ quan Tập đoàn.

2.3. Công tác Bảo vệ an ninh- an toàn, y tế và quản lý vận hành của tòa nhà 177 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM.

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường tại các Trụ sở làm việc của Tập đoàn.

+ Phối hợp, tổ chức quản lý và hướng dẫn nâng cao nghiệp vụ cho lực lượng bảo vệ cơ quan; kiểm soát ra, vào cơ quan.

+ Phối hợp với các Ban, đơn vị có liên quan xây dựng phương án và biện pháp phòng chống cháy, chữa cháy tại các Trụ sở làm việc của Tập đoàn.

- Chủ trì phối hợp với cơ quan y tế thực hiện công tác bảo vệ, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, nhân viên và người lao động thuộc Công ty Mẹ Tập đoàn.

- Phối hợp quản lý vận hành tòa nhà 177 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM và các trụ sở khác của Tập đoàn; giám sát và xử lý các dịch vụ cung cấp tại tòa nhà 177 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM; giám sát và phối hợp xử lý các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà; giám sát nhân sự, đánh giá chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà, và quản lý các hoạt động khác có liên quan đến tòa nhà.

- Trực bảo vệ cơ quan 24/24 giờ, thực hiện đúng quy trình công tác bảo vệ. Kiểm tra thường xuyên các quy định, trang thiết bị phục vụ cho công tác phòng chống cháy nổ trong cơ quan; tổ chức công tác phòng chống cháy nổ theo quy định.

- Bảo vệ xe máy, tài sản của cán bộ, nhân viên và người lao động trong cơ quan và của khách đến liên hệ công tác.

- Phối hợp với các Ban có liên quan triển khai các giải pháp thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí trong cơ quan.

2.4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Tập đoàn phân công.

Quyền hạn

Lãnh đạo Văn phòng được tham dự các kỳ họp của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đảng ủy, Lãnh đạo Tập đoàn về các nội dung liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Văn phòng và cử cán bộ của Văn phòng tham dự khi được sự đồng ý của Thường trực Đảng ủy và Lãnh đạo Tập đoàn.

2. Được dự các cuộc họp của các cấp ủy trực thuộc, đơn vị thành viên liên quan công tác xây dựng Đảng; dự các hội nghị, hội thảo liên quan đến nghiệp vụ văn phòng cấp ủy và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

3. Thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của Quyết định này tại các đơn vị thành viên khi có yêu cầu bằng văn bản của Người đại diện phần vốn góp của Tập đoàn tại các doanh nghiệp và được sự chấp thuận của Lãnh đạo Tập đoàn. Trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm quy định, quy trình, thủ tục về công tác hành chính, quản trị văn phòng mà Người đại diện vốn của đơn vị không có yêu cầu, văn phòng chủ động đề xuất với chủ sở hữu vốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

4. Được yêu cầu các đơn vị thành viên trong Tập đoàn báo cáo hoặc cung cấp số liệu, tài liệu, thông tin liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ.

5. Được Tổng Giám đốc ủy quyền, thừa lệnh ký các văn bản hướng dẫn về công tác nghiệp vụ chuyên môn gửi đến các đơn vị thành viên đồng thời gửi Tổng Giám đốc để báo cáo.

Điều 5. Văn phòng Tập đoàn được thành lập trên cơ sở quy định hợp nhất từ Văn phòng Đảng ủy và Văn phòng Tập đoàn theo Hướng dẫn 17-HD/BTCTW ngày 05/10/2018 của Ban Tổ chức Trung ương, Nghị quyết số 10-NQ/ĐU ngày 20/3/2019 của Ban Thường vụ Đảng ủy Tập đoàn và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Thường vụ Đảng ủy, Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc Tập đoàn, thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của Văn phòng cấp ủy và Văn phòng Bộ ngành cấp trên.

Cơ cấu tổ chức gồm các bộ phận chức năng:

• Phòng Công nghệ thông tin
• Đội xe Văn phòng
• Tổ hành chính Tổng hợp
• Tổ Quản trị Văn phòng
• Tổ truyền thông, sự kiện
• Tổ bảo vệ